Aide et documentation

Démarrage rapide

En cinq étapes, vos loyers sont gérés automatiquement :

1. Créez votre SCI : dénomination, siège, IBAN (affiché sur les avis d'échéance) et associés avec leur nombre de parts.
2. Ajoutez vos biens (immeuble, maison, appartement) puis les logements qui les composent.
3. Enregistrez vos locataires, avec leur email pour qu'ils reçoivent quittances et avis.
4. Créez les baux, générez le PDF à signer, puis activez-les.
5. Enregistrez les paiements : la quittance part toute seule.

Si vous avez plusieurs SCI, passez de l'une à l'autre avec le sélecteur « SCI active » en haut du menu. Toutes les listes affichent les données de la SCI active.

SCI, associés et accès

Le menu Ma SCI regroupe trois choses :

• Les paramètres (bouton « Paramètres », réservé au gérant) : informations légales, logo et signature scannée apposés sur les documents, et réglage des automatismes.
• Les associés : les détenteurs de parts, avec ou sans compte sur le site. Leur nombre de parts sert à répartir le résultat dans l'aide à la déclaration 2072.
• Les accès : les personnes qui peuvent se connecter à cette SCI.

Les rôles

Pour ajouter quelqu'un, cliquez sur Inviter : la personne reçoit un email pour créer son compte ou se connecter. Une SCI garde toujours au moins un gérant.

Biens et logements

Un bien est une adresse (un immeuble, une maison, un appartement en copropriété). Il contient un ou plusieurs logements : ce sont eux qui sont loués.

• Renseignez la surface, le nombre de pièces, les équipements et le DPE : ces informations sont reprises dans le bail.
• Le loyer et les charges indicatifs pré-remplissent les futurs baux.
• La quote-part de charges (en %) sert à répartir les dépenses communes de l'immeuble lors de la régularisation.
• Cochez zone tendue si le bien est situé dans une commune concernée : la mention est ajoutée au bail.

Coût de l'investissement

Exemple : achat à 48 000 € (3 800 € de frais de notaire), 32 000 € de travaux, le tout financé par un prêt de 80 000 €.

• Bien : prix 48 000 €, frais 3 800 €, travaux initiaux 32 000 € → investissement total 83 800 €.
• Dépenses : chaque facture de travaux, à sa date de paiement, catégorie « Travaux » : c'est ce qui compte pour les impôts.
• Emprunts : un seul prêt de 80 000 € rattaché au bien ; ses intérêts et son assurance sont déductibles.

Locataires

Créez une fiche par personne (pour un couple ou une colocation, une fiche par occupant). L'email est indispensable pour l'envoi automatique des avis, quittances et relances.

Depuis la fiche, le bouton Inviter sur l'espace locataire envoie un lien d'activation au locataire (voir Espace locataire).

Baux

Créer un bail

1. Depuis un logement vacant, cliquez sur Créer un bail : le loyer, les charges et le dépôt de garantie sont pré-remplis.
2. Choisissez le ou les locataires, le type de bail et la date de prise d'effet.
3. Indiquez l'IRL de référence (en général le dernier indice publié à la signature) : il sert aux révisions annuelles.
4. Ajoutez éventuellement des garants et des conditions particulières.

Le bail est alors en brouillon. Téléchargez le PDF, faites-le signer, déposez la version signée dans l'onglet Documents, puis cliquez sur Activer le bail.

Les contrôles légaux

• Durée minimale : 3 ans pour une location vide, 1 an pour un meublé, 9 mois pour un meublé étudiant.
• Dépôt de garantie maximum : 1 mois de loyer hors charges (vide), 2 mois (meublé).
• Forfait de charges : autorisé uniquement en meublé.

Départ du locataire

Dans l'onglet Informations du bail, saisissez la date de sortie. Le dernier mois est facturé au prorata, et le bail passe en « terminé » le lendemain. Pensez à l'état des lieux de sortie et à restituer le dépôt de garantie sous 1 mois (2 mois en cas de dégradations).

Loyers, avis et quittances

Chaque mois, un avis d'échéance est créé pour chaque bail en cours, quelques jours avant la date de paiement (10 jours par défaut, réglable dans les paramètres de la SCI). Il est envoyé par email au locataire si l'option est activée.

• Le premier et le dernier mois sont calculés au prorata des jours d'occupation.
• En terme à échoir, le loyer est dû au début du mois ; en terme échu, au début du mois suivant.
• Vous pouvez aussi générer les avis d'un mois à la main depuis Loyers & quittances, ou créer une échéance manuelle (réparation locative, frais…).

Enregistrer un paiement

Deux possibilités :

• le bouton Marquer payé dans la liste, qui encaisse le montant restant à la date du jour ;
• la fiche de l'échéance, pour saisir un montant partiel, une autre date ou un autre mode de paiement (chèque, CAF…).

Dès que l'échéance est entièrement payée, la quittance est générée et envoyée au locataire (option activée par défaut). En cas de paiement partiel, aucune quittance n'est délivrée : c'est la loi.

Impayés et relances

La page Impayés liste toutes les échéances en retard. Chaque matin, l'application :

• relance le locataire par email après 5 jours de retard (réglable), avec une lettre de rappel en PDF ;
• renouvelle la relance tous les 10 jours, 3 fois maximum ;
• vous signale l'impayé dans le tableau de bord et dans l'email récapitulatif.

Vous pouvez aussi relancer manuellement à tout moment.

Assurances habitation

Le locataire doit être assuré contre les risques locatifs et vous en justifier chaque année. Enregistrez chaque attestation avec ses dates de validité (onglet Assurance du bail, ou menu Assurances).

• 30 jours avant l'expiration, puis tous les 15 jours tant qu'aucune nouvelle attestation n'est enregistrée, le locataire reçoit une demande automatique.
• Un locataire qui a activé son espace peut déposer lui-même son attestation : vous êtes prévenu pour la vérifier.
• Le tableau de bord affiche les locataires non assurés ou dont l'assurance expire bientôt.

Révision du loyer (IRL)

Si le bail prévoit une révision annuelle, le loyer peut évoluer à chaque date anniversaire selon l'indice de référence des loyers publié chaque trimestre par l'INSEE :

nouveau loyer = loyer actuel × nouvel IRL ÷ IRL de référence

Le nouvel IRL est celui du même trimestre, un an plus tard. Les indices sont importés automatiquement depuis l'INSEE (bouton « Importer depuis l'INSEE » dans Révisions IRL › Indices IRL).

1. 45 jours avant la date anniversaire, la révision est calculée et apparaît « à valider ».
2. Vérifiez-la, puis cliquez sur Appliquer et notifier : le nouveau loyer est utilisé pour les prochains avis, et le locataire reçoit un courrier explicatif.
3. Vous pouvez aussi choisir de ne pas l'appliquer cette année.

Régularisation des charges

Pour les baux avec provision sur charges, faites une fois par an le point entre les provisions versées et les charges réelles.

1. Tout au long de l'année, saisissez vos dépenses en cochant « récupérable » pour celles qui peuvent être refacturées (eau, TEOM, entretien des parties communes, électricité des communs…).
2. Dans Régularisation charges, cliquez sur « Régulariser » : les provisions appelées et les dépenses récupérables de la période sont pré-remplies, au prorata de la quote-part du logement.
3. Ajustez si besoin, enregistrez le brouillon, puis validez : le décompte et l'avis du solde sont envoyés au locataire, et la nouvelle provision mensuelle est appliquée au bail.

Si le solde est négatif (trop-perçu), remboursez le locataire ou créez une échéance manuelle avec un montant négatif sur le mois suivant.

Dépenses

Saisissez toutes les dépenses payées par la SCI : taxe foncière, assurance propriétaire non occupant, travaux, charges de copropriété, intérêts d'emprunt, honoraires… Pour chacune :

• choisissez la catégorie (la case « récupérable » se coche d'elle-même quand c'est l'usage) ;
• rattachez-la à un bien ou à un logement, ou laissez-la au niveau de la SCI (frais bancaires, comptable…) ;
• joignez le justificatif (facture, avis d'imposition).

Le bouton « Enregistrer et saisir une autre » accélère la saisie de plusieurs factures.

Charges fixes, emprunts et synthèse financière

Charges fixes

Dans Charges fixes, enregistrez une seule fois les charges qui reviennent chaque année (ou chaque mois) : taxe foncière, taxe d'ordures ménagères (récupérable sur le locataire), assurance propriétaire, appels de copropriété… Indiquez le montant, la périodicité et la date d'échéance.

À chaque échéance, la dépense est créée automatiquement. La taxe foncière changeant chaque année, modifiez le montant de la dépense créée (ou celui de la charge fixe) quand vous recevez l'avis.

Emprunts

Dans Emprunts, saisissez chaque prêt tel qu'il figure dans votre offre : capital, taux nominal, durée, date de la première mensualité, assurance emprunteur mensuelle, frais de dossier et de garantie. L'application calcule :

• le tableau d'amortissement complet (exportable en CSV) et le capital restant dû ;
• pour chaque année, les intérêts, l'assurance et les frais payés, reportés automatiquement dans l'aide 2072 (rubrique « Intérêts et frais d'emprunt ») ;
• le coût total du crédit.

Synthèse financière

La page Synthèse financière présente, pour une année et pour chaque bien : les loyers encaissés, chaque type de charge, les intérêts, l'assurance emprunteur, le capital remboursé, le cash-flow, le capital restant dû et le rendement brut et net (loyers annuels rapportés au prix d'acquisition, frais compris).

Aide à la déclaration 2072

Pour une SCI à l'impôt sur le revenu, la page Aide 2072 récapitule, pour l'année choisie et par bien :

• les loyers et les charges récupérées réellement encaissés dans l'année ;
• les dépenses payées dans l'année, regroupées par rubrique (frais de gestion, assurances, travaux, impositions dont taxe foncière et TEOM…) ;
• les intérêts, l'assurance emprunteur et les frais de prêt calculés à partir de vos emprunts (le capital remboursé n'est pas déductible) ;
• le résultat et sa répartition entre associés selon leurs parts, que chacun reporte sur sa déclaration 2044.

L'export CSV s'ouvre dans Excel et peut être transmis à votre comptable.

États des lieux

Depuis l'onglet États des lieux du bail :

• l'état des lieux d'entrée est pré-rempli avec les pièces du logement (selon le nombre de pièces) et les éléments courants de chacune ;
• l'état des lieux de sortie reprend les éléments de l'entrée et rappelle leur état d'origine, pour comparer facilement.

Saisissez les relevés de compteurs et le nombre de clés, notez l'état de chaque élément, imprimez le PDF et faites-le signer par les deux parties. Déposez ensuite la version signée dans les documents du bail.

Documents

Le coffre de documents conserve vos actes, diagnostics, baux signés, factures, statuts et procès-verbaux d'AG, rattachés à un bien, un logement, un bail ou un locataire.

• Renseignez la date « valable jusqu'au » des diagnostics : vous serez alerté deux mois avant l'expiration.
• Cochez « visible dans l'espace locataire » pour partager un document (bail signé, diagnostic, règlement de copropriété…).
• Les fichiers sont stockés de façon privée : seules les personnes ayant accès à la SCI peuvent les ouvrir.

Automatismes quotidiens

Chaque matin à 7 h, l'application effectue les tâches suivantes, pour toutes vos SCI :

Les nouveaux points à traiter s'affichent dans le bloc À faire du tableau de bord et vous sont envoyés dans un email récapitulatif. Cochez ✓ une alerte pour la retirer de la liste une fois traitée.

Espace locataire

Une fois invité, le locataire crée son mot de passe et accède à un espace personnel où il peut :

• voir son loyer, son solde et la validité de son assurance ;
• télécharger ses avis d'échéance et ses quittances ;
• télécharger son bail et les documents que vous avez partagés ;
• déposer son attestation d'assurance.

Le locataire ne voit que ses propres baux et documents. Il ne peut rien modifier d'autre.

Questions fréquentes

Les documents générés et l'aide à la déclaration sont fournis à titre d'assistance : la réglementation évolue régulièrement, vérifiez-les avant usage.